Comment fusionner une GED

La gestion électronique des documents est mieux connue sous le diminutif GED. Ce procédé informatique vise une meilleure organisation ainsi qu’une gestion optimale des informations et documents électroniques d’une entreprise. Pour éviter les redondances dans les informations, il est souvent nécessaire de procéder à une fusion de GED. Des logiciels spécialisés facilitent cette opération. Alors, comment se réalise-t-elle ?

Qu’est-ce que la fusion de GED ?

Fusionner une gestion électronique des documents revient à synchroniser tous les outils de communication internes disponibles au sein d’une structure. La centralisation, le stockage et le classement de tous les documents ont alors lieu pour chaque projet. Ces derniers deviennent alors accessibles à tous, peu importe l’endroit où ils se trouvent. Aussi, tout ce qui fait office de documents papier peut être importé par chaque utilisateur intégré sur la plateforme de la gestion.

La fusion d’une gestion électronique de documents consiste également en une gestion des équipes mobiles. Celles-ci ayant désormais toutes les informations possibles à leur niveau peuvent désormais collaborer plus facilement. C’est cette possibilité donnée aux entreprises qui a fait d’Alfresco ged l’un des systèmes les plus connus. Cette notoriété a amené les développeurs de cette plateforme à travailler à la rendre plus performante.

Comment se déroule la fusion proprement dite ?

La première solution qui s’offre à vous pour aboutir à une fusion de GED est l’utilisation d’un logiciel approprié. Ils sont assez nombreux sur la toile. Certains sont téléchargeables gratuitement, mais ils ne sont pas recommandés dans le cadre de la gestion d’une entreprise. En effet, les données utilisées dans une organisation sont très sensibles. Elles concernent la vie même et l’évolution de cette organisation, et il vaudrait mieux ne pas les manipuler sur des sites non sécurisés. Par conséquent, référez-vous toujours à des plateformes fiables tels que alfrescoged.

Une fois que vous avez le logiciel approprié, faites une sauvegarde de tous les dossiers disponibles dans le système. Ensuite, vérifiez une fois encore les doublons que vous avez l’intention de fusionner. Ouvrez à présent la copie de votre base, et cliquez sur « fichier à importer GEDCOM ». Sélectionnez maintenant le fichier à traiter, et relancez encore une fois la recherche de doublons. Fusionnez-les enfin pour n’en faire que des fichiers uniques. Comme vous pouvez vous en douter, la fusion vous permet de ne pas avoir à traiter le même fichier deux fois. Elle est un gain de temps et un gain d’espace.

Quels sont les autres avantages de la GED ?

En dehors de la possibilité de fusionner des documents, la GED prédispose l’entreprise à une meilleure gestion de son organisation. Ainsi, elle favorise la collaboration en ligne. Le personnel n’aura alors plus besoin de se servir par exemple d’outils de communication privés pour communiquer entre eux. Aussi, ce système encourage la co-création et permet l’annotation de documents. Des collègues peuvent donc travailler sur un document, et chacun peut le modifier. Les autres membres de la structure sont alors systématiquement informés des modifications apportées. Quant à l’annotation de documents, elle permet de mettre en évidence des parties d’un document, sans en changer le contenu.