Un logiciel de gestion des tâches est une solution en ligne qui régit le cycle de vie des différentes tâches et étapes nécessaires à la réalisation d’un projet. Recourir à cet outil moderne vous permet de profiter de multiples avantages au sein de votre organisation.
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Un logiciel gestion de tâches pour une meilleure organisation
Quelle que soit la taille de l’entreprise, les collaborateurs sont, chaque jour, amenés à gérer différents projets simultanément. L’organisation et la gestion des tâches peuvent être complexes sans un outil efficace. Au lieu de recourir à des feuilles Excel ou de créer une « to do-list » manuellement, optez pour un outil gestion de tâches. Ce dernier est un système centralisé, facile à utiliser, et offrant de nombreuses fonctionnalités.
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Les conseils d’un cabinet de marketing digital vous seront utiles pour choisir parmi les différentes solutions proposées par divers éditeurs. Grâce à un outil efficace, il vous est facile d’avoir une vue d’ensemble des missions à réaliser et de segmenter celles qui sont livrables.
Un logiciel de tâche intervient également dans l’optimisation de la communication au sein d’une structure. Pour rappel, les demandes et réponses relatives au projet peuvent se faire par :
- Courrier électronique ;
- Verbalement ;
- Une note manuscrite.
Ces différents canaux de communication peuvent conduire à des erreurs et à des incompréhensions, voire à la création de doublons. Avec un outil destiné à planifier des tâches et à en suivre l’avancement sans recourir à différents types de moyens de communication, vous éviterez ces différents désagréments.
Une collaboration collective efficace
En plus de vous permettre de piloter efficacement les missions de votre équipe, l’outil peut également optimiser les capacités de collaboration des membres de l’équipe. Grâce aux fonctionnalités de communication intégrées dans la solution de gestion des tâches, comme le tchat, l’interaction entre vos collaborateurs s’effectue plus facilement.
En ayant accès à chaque tâche disponible sur un espace dédié, tout le monde peut être sur le même niveau d’information. À travers la plateforme, chacun peut partager des fichiers, émettre des commentaires ou encore soumettre des idées dans le but de faire avancer le projet rapidement.
En bref, un logiciel de gestion des tâches optimise le travail d’équipe et facilite l’accès aux informations essentielles.
Une hiérarchisation des tâches
Un projet est composé de différentes tâches dont la répartition est facilitée par un logiciel de gestion de tâches. Toutefois, bien que toutes les tâches doivent être traitées et réalisées, elles n’ont pas la même priorité. Certains traitements ont un degré d’urgence et d’importance plus élevé que d’autres.
Force est de constater que de nombreux salariés ont du mal à hiérarchiser les tâches qui leur sont confiées. Ce qui peut avoir des conséquences sur les échéances fixées sur chaque partie du projet et engendrer, par ricochet, une pression excessive.
Comment intervient l’outil de gestion des tâches pour résoudre ce problème ? Il vous offre une visibilité globale de l’ensemble des missions dans chaque projet. Il vous aide également à faire le tri des tâches par ordre de priorité.
Une information continue et à temps
Sans un outil efficace, la gestion de plusieurs tâches simultanées peut conduire à une confusion. Par le biais d’un Dashboard, la solution de gestion des tâches affiche de manière claire et détaillée toutes les informations pour chaque mission. Elle vous permet même de suivre en temps réel l’avancement de chacune des tâches afin de faciliter votre intervention en cas de retard.
Par ailleurs, à l’approche de l’échéance, l’outil va émettre des alertes. La plupart des outils de gestion de tâches sont proposés avec des fonctionnalités « avertissements automatiques » des dates d'échéance. Ceux-ci vous parviennent directement par mail.
Par ailleurs, les logiciels de gestion des tâches sont également pourvus d’autres fonctionnalités utiles. En plus de la gestion des ressources, l’outil permet d’établir avec exactitude votre facturation pour chaque mission. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le minuteur afin de définir les heures que vous avez passées sur un projet. Enregistrées de manière quotidienne ou hebdomadaire, ces dernières facilitent le calcul des heures facturables sur chaque mission.
Un logiciel de gestion des tâches est une solution efficace et facile à utiliser. Il permet de gérer les différentes tâches relatives à un projet. Ce, en vous permettant de gagner en productivité. Cependant, il faut trouver l’outil qui propose les fonctionnalités qui vous sont indispensables sans pour autant réclamer une manipulation complexe.
