Les 5 conseils pour choisir un logiciel de gestion de projet

Gérer un projet n’est pas de tout repos. Ainsi, recourir à un logiciel peut vous faciliter la réalisation de plusieurs tâches. Les programmes de gestion de projet vous assistent, non seulement dans l’administration de votre organisation, mais aussi dans son pilotage. Cependant, pour bénéficier de tous les avantages de ce type de logiciels, vous devez bien le choisir. Mais comment ? Voici 5 conseils pour bien faire les choses !

1.      Définir vos attentes par rapport au logiciel gestion de projet

Un programme de gestion est un outil qui vous aidera à centraliser, coordonner et à répartir les ressources pour le bon fonctionnement du projet. Vous pouvez opter pour des outils gestion de projet gratuit ou payant, selon votre choix. Si un logiciel payant peut apporter plus de fonctionnalités, une version gratuite suffit largement pour administrer et piloter votre projet. Pour choisir le bon logiciel, vous devez d’abord définir vos besoins. Cela vous donnera des pistes de réflexion pour définir les fonctionnalités de l’outil que vous recherchez.

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Avez-vous besoin de planifier des tâches ? De générer un tableau de suivi périodique des réalisations ? Quels champs désirez-vous améliorer dans votre organisation actuelle ? Ce sont autant de questions qui vous permettront de construire le cahier des charges de votre futur outil. D’ailleurs, n’hésitez pas à inclure vos collaborateurs dans cette étape pour fixer des attentes plus détaillées.

2.      Choisir une solution dédiée plutôt qu’un logiciel générique

Vous pouvez trouver une multitude d’outils de gestion de projet. Si certains sont génériques, d’autres programmes s’orientent vers un champ d’utilisation spécifique. Préférez les outils déjà spécialisés. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’ils ont été conçus pour répondre à des besoins spécifiques d’un secteur d’activité ou d’un champ de métier (RH, finance, procédure, stock, etc.).

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En optant pour un outil spécialisé, vous évitez de passer par une période d’adaptation longue ou encore d’un développement spécifique de l’outil. Autrement dit, un logiciel dédié vous fera gagner du temps et de l’argent grâce à une meilleure implémentation dans votre projet.

3.      Privilégier des fonctions ergonomiques

Pour tirer le meilleur parti de votre logiciel de gestion de projet, préférez un programme facile à prendre en main. D’une part, cela facilite l’appropriation de l’outil et limite les dépenses de formation. D’autre part, un outil intuitif est plus facile à intégrer dans une routine de travail ce qui permet d’accroître l’efficacité de chaque utilisateur.

L’aspect collaboratif du logiciel doit également figurer parmi vos priorités. En effet, dans un projet, la communication et le partage d’informations sont primordiaux. Votre outil doit donc embarquer une fonction de discussion instantanée et/ou de service de réunion, mais aussi de partage et de stockage de données. Ces capacités facilitent l’accès à l’information et améliorent les processus de prise de décision dans l’organisation.

4.      Opter pour une solution personnalisable

Un programme de gestion de projet est un investissement à long terme. Avant d’en acquérir un, vous devez donc vous assurer qu’il puisse vous accompagner dans l’évolution du projet. Voilà pourquoi le choix d’une solution personnalisable est à privilégier. Cela vous évitera de changer votre écosystème de travail à chaque changement dans votre activité, ce qui peut vous coûter cher.

5.      Ne pas négliger les démonstrations et les comparatifs

Lors du choix d’un logiciel de gestion, la phase de démonstration est une étape critique avant tout achat. Effectivement, essayer l’outil dans des conditions réelles vous permet d’une part de valider les potentialités du logiciel. Aussi, c’est une occasion de peaufiner votre demande. Vous ne pourrez donc pas vous tromper.

Parallèlement, n'hésitez pas à mettre en concurrence toutes les offres qui répondent à votre cahier des charges. Cela peut prendre du temps. Mais au moins, vous ne risquerez pas de vous tromper dans le choix de votre outil. Enfin, évitez de vous focaliser sur les coûts d’acquisition. Privilégiez plutôt les comparatifs sur l’ergonomie, la modularité et la flexibilité du logiciel.

 

En bref, pour choisir le bon logiciel de gestion de projet, vous devez d’abord définir vos besoins. Cela vous permettra d’orienter votre choix sur l’outil adapté à votre cas. Mais avant de choisir, n’oubliez pas de faire un comparatif des offres existantes.

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